IV UNIDAD “PROCESO ADMINISTRATIVO”
Objetivo:
el alumno conocerá las etapas, así como sus elementos que integran el proceso
administrativo, tales como: planear, dirigir, organizar, controlar etc.
Competencias
específicas a desarrollar: Conocer e identificar las etapas y
elementos
que integran el proceso administrativo
4.1 DEFINICIÓN Y
COMPRENSIÓN DE PROCESO
Definición y comprensión de proceso
Un proceso es un
conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o
suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término
tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que
se utilice.
Se denomina proceso al conjunto de acciones o
actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin. Si bien
es un término que tiende a remitir a escenarios científicos, técnicos y/o
sociales planificados o que forman parte de un esquema determinado, también
puede tener relación con situaciones que tienen lugar de forma más o menos
natural o espontánea.
Entonces, cuando hablamos de procesos podemos estar
refiriéndonos a una de múltiples cosas, como ser, el proceso evolutivo de las
especies que ha ocurrido en la historia del universo de forma ajena a la
premeditación humana, procesos científicos como la termodinámica o un proceso
de transformación de sustancias como la solidificación, o incluso la formación
de un fenómeno meteorológico como un tornado o huracán. También, a nivel
político se habla de procesos organizados, como se llamó al Proceso de
Reorganización Nacional en Argentina o procesos de conversión de economías.
A nivel social, también existen todo tipo de
procesos: cuando se habla de procesos judiciales se comprende los diferentes
estadios que atraviesa una persona acusada de determinados cargos, pero también
podemos contar los procesos productivos convencionales, como la fabricación de
un automóvil u otros objetos de consumo, e incluso se dice que la información
es procesada cuando se la analiza y se obtienen de ella determinadas
conclusiones.
En la informática, un proceso puede querer decir
distintas combinaciones operativas que ocurren simultáneamente para alcanzar un
resultado o un producto, como la instalación de un nuevo software, o la
consecución de un análisis antivirus.
En distintos momentos de la historia, como parte de
diversas prácticas y disciplinas, y con múltiples resultados, positivos o
negativos, se ha hablado de procesos que han transformado al ser humano. Puede
decirse que la historia de la humanidad es un proceso en curso y que, en
definitiva, es la suma de muchos miles de procesos premeditados, espontáneos,
voluntarios, involuntarios, científicos y sociales, a pequeña y a gran escala.
Comprensión de proceso
ISO 9000 define:
Proceso
“Conjunto
de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados”
Procedimiento:
“Forma
especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”
Trasladado
al lenguaje coloquial:
Proceso
–> Qué hacemos
Procedimiento
–> Cómo lo hacemos
He
querido comenzar con esta diferenciación ya que en bastantes ocasiones he visto
utilizar ambos términos como sinónimos cuando realmente no lo son.
De
la definición de proceso hemos de destacar “relacionadas o que interactúan”, es
decir, secuencia de tareas conectadas de forma sistemática, y “resultados”, es
decir, producto/servicio con valor
para el cliente del proceso, temática ya tratada en el artículo referente a “Los beneficios de la gestión por procesos”.
Veamos
la representación de un proceso en un diagrama:
Podemos
observar cinco elementos:
1.
Entradas:
o
Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o
rechazarlas.
2.
Salidas:
o
Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo.
o
Es fundamental, yo diría vital que cumpla con la calidad exigida por el
proceso, en caso contrario no aportará el valor añadido esperado por el
cliente.
o
Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente
(Interacción de procesos, tema que trataremos en artículos posteriores), si la
entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que
la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final.
3.
Recursos o
factores del proceso:
o
Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de
competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.
o
Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o
semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por
ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
o
Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria,
hardware, software…
o
Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento,
instrucción de trabajo… Volviendo a la diferencia entre proceso y
procedimiento, aquí podemos observar como el procedimiento forma parte de uno
de los factores del proceso.
4.
Sistema de
control:
o
Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando
resultantes para la toma de decisiones.
o
Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias
y mejorar continuamente.
5. Tipos de procesos
·
Procesos
de Gestión.
o
Son los procesos estratégicos de la organización.
o
También son denominados procesos de liderazgo o de staff.
o
Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la
organización.
o
Proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de
mejora.
·
Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la
mejora continua, la satisfacción del cliente, los procesos de medición de la
salud del sistema de gestión, los objetivos y políticas globales de la
organización
·
Procesos
operativos.
o
Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es
decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo.
o
Son la razón de ser de la organización, sin los cuales esta no tendría
sentido.
o
Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
·
Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el
proceso logístico, el proceso de compras, el proceso de ventas
·
Procesos
de apoyo.
o
Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de
estos.
o
Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestión financiera,
mantenimiento de infraestructuras, gestión de proveedores (no confundir con
gestión de compras), la política de formación, la gestión de personal.
4.2
CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administración comprende varias
fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin
de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina,
correctamente.
En su concepción más sencilla se puede
definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también
como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas
a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier
empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o
más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la
que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido
durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración.
Para este autor la mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se
establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el
organismo social.
Administración
Dinámica
Planeación:
- ¿Qué es lo que se quiere hacer? - ¿Qué se va a hacer?
Organización:
- ¿Cómo se va a hacer?
Dirección:
- Verificar que se haga
Control:
- ¿Cómo se ha hecho?
4.3 INTEGRACIÓN
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Fases
del proceso administrativo
Se
compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es
la parte teórica de la administración., en la que se establece lo que debe de
hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en:
previsión, planeación y organización.
La fase dinámica, se refiere a cómo
manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: control, dirección e
integración. Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos
conceptos, etapas y principios.
Fase
mecánica
Previsión
·
Concepto:
La previsión administrativa descansa en una
certeza moral o probabilidad seria. La que será tanto mayor cuanto más pueda
apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse
a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.
·
Etapas:
* Objetivos: Es la fijación de
metas.
* Investigación: Es
encontrar las técnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos.
* Cursos alternativos:
Adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines establecidos.
·
Principios:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para
poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres
situaciones básicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.
2) Principio de la Objetividad: Las
previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin
fundamento.
3) Principio de la Medición: Las
previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto
cualitativamente como cuantitativamente.
Planeación
·
Concepto:
Fija
el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempos y de números necesarios para su realización.
·
Etapas:
* Propósitos: Son las aspiraciones
fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
* Objetivos: Representa los
resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos
cuantitativamente.
* Estrategia: Son cursos de acción
general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
* Políticas: Son guías para orientar
la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.
* Presupuestos: Es el plan de todas o
algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos
económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho
plan.
* Pronósticos: Es prever las cosas que
pudieran suceder.
·
Principios:
1) Principio de la Precisión: Los
planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es
dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos
como malos.
3) Principio de la Unidad:
Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta
propuesta.
Organización
·
Concepto:
Es el
establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación
y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social.
·
Etapas:
* División del Trabajo:
Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una
función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
* Jerarquización: Es
la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o
importancia.
* Departamentalización: Es
la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con
base en su similitud.
·
Principios:
1) Principio del Objetivo:
Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos y propósitos de la empresa.
2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarquía: Se
deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación
necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo, al nivel más bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando:
Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar
a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de más de
dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusión: Las obligaciones de
cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los
miembros de la empresa que tengan relación con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay
un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un
ejecutivo.
8) La Coordinación: Las
unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha
establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Fase dinámica
Integración
·
Concepto:
Es obtener y articular
los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación señalan
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
·
Etapas:
* Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener
una bolsa de trabajo.
* Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se
recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
* Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte
en el trabajo.
* Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
·
Principios de las cosas:
1) Carácter administrativos: Es
tener especialistas en cada área, empleados conocedores y preparados para
realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y
tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar
adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
·
Principios de las personas:
1) Ecuación de nombres y funciones:
Poner en claro cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las
personas sean las correctas para desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos:
Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.
3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas,
no tener ningún tipo de incertidumbre.
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Dirección
·
Concepto:
Ejecución
de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de
los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y
supervisión.
·
Etapas:
* Toma de Decisiones: Es la elección del
curso de acción entre varias alternativas.
* Integración: Con ella el
administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes
* Motivación: Por medio de ella se
logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.
* Comunicación: Proceso a través del cual
se transmite y recibe información en un grupo social.
* Supervisión: Checar que las cosas se
estén dando de una manera correcta.
·
Principios:
1) De la armonía del objetivo o coordinación de interés: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos.
2) Impersonalidad de mando: Se
refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la
organización para obtener ciertos resultados.
3) De la supervisión directa: Se
refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes.
4) De la vía jerárquica: Los
canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles
jerárquicos correspondientes.
5) De la resolución del conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio
y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas
estrategias y se saca provecho de los problemas.
Control
·
Concepto:
Es la
evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
·
Etapas:
* Establecimiento de Estándares:
Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los
objetivos definidos de la organización.
* Medición de Resultados: Es
medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
* Corrección: La utilidad concreta y
tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones con relación a los estándares.
* Retroalimentación:
Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
* Control: Los buenos controles
deben relacionarse con la estructura organizacional y reflejar su eficacia.
·
Principios:
1) Equilibrio: Debe de haber un
balance entre el control y la delegación.
2) De los objetivos: El
control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un
medio para alcanzar los objetivos.
3) De la oportunidad: El
control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el
error.
4) De las desviaciones:
Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y
saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
5) Costeabilidad: Se
deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en
relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la excepción: El
control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir
costos y tiempo.
7) De la función controlada: La
función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a
controlar.
El proceso administrativo para
diferentes autores
Para Lourdes Münch Galindo el proceso
administrativo consta de cuatro etapas:
·
Planeación
·
Organización
·
Dirección
·
Control
La
Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin
embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica
con técnicas, se denomina Ciencia.
Las
técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A
partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la
función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever,
Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por
Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo
como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar,
Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso
administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos
que se detallan a continuación:
- Investigación
- Planificación
- Coordinación
- Control
- Previsión
- Organización
- Comando
Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5)
elementos:
- Planificación
- Designación de Personal
- Control
- Organización
- Dirección
Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
- Planificación
- Organización
- Dirección
- Coordinación
- Control
La
Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado
que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.
El
éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al
satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes.
Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la
organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño
Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia
del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la
diferencia de otras Organizaciones.
I. Chiavenato en su libro Fundamentos
de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.
Las Funciones del Administrador, como
un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
El Desempeño de las funciones
constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Las
funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo
conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una
interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico,
dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Las
funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso
administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas,
cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman
el Proceso Administrativo.
Según el libro Administración una
perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las
funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y
Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde
el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en
negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
4.4 PRINCIPIOS
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Principios de
delegación:
1.- Integración de personas:
· Adecuar funciones a los
hombres
· Proveer a los hombres de
elementos administrativos para el buen desempeño de su función y
· Darle importancia a una buena
introducción adecuada.
2.- Interpretación de las cosas:
· Coordinación de elementos y
técnicas entre sí y con las personas.
3.- Instalación y mantenimiento
· Se debe planear como reponer
los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.
Principios de
delegación y control
Se debe de
delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se
confiere.
Principios de dirección.
1. Coordinación de intereses: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los objetivos.
2. Impersonalidad de mando: La autoridad debe de ser producto de la
necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales
del administrador.
3. Vía jerárquica: Dice que no deben de faltar sin razón los
productos de una orden.
4. Resolución de conflictos: Si se llegan a presentar
estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor
disgusto de las partes.
5. Aprovechamiento del conflicto: Aprovechar los conflictos
para encontrar soluciones.
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
7. Medir el control: El control deberá de usarse sólo si el trabajo
que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y,
8. El principio de excepción: Dice que el control es más
eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeó en un
inicio.
4.5 ENFOQUES DE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
4.5.1
ENFOQUE SOCIAL
La referencia que se hace comúnmente al concepto de
la administración de "selva de la teoría administrativa" y que viene
de la confusión que rodea al verdadero significado de esta palabra ya que
realmente la teoría de la administración involucra variados enfoques de
diferentes disciplinas que inducen una cierta ampliación del concepto y que
produce variadas inclinaciones y tendencias que finalmente llevan a un estado
poco clasificado de lo que consiste en realidad la administración.
Para evitar caer en estas confusiones, existen
diferentes enfoques bien determinados desde los cuales se puede intentar
abordar la teoría de la administración. Estos enfoques en realidad resultan ser
aproximaciones desde otras ciencias que aportan información valiosa a la teoría
administrativa, pero debe quedar claro que la teoría administrativa no es un
conjunto de estudios provenientes de otras disciplinas. Ellas aportan como se
dijo, información conducente al mejor entendimiento de la administración.
Elementos principales de cada enfoque y su integración en el enfoque
operacional
El
enfoque operacional reúne a todos los demás enfoques como un sistema que extrae
información y conocimiento útil de otras áreas del conocimiento. Sin embargo,
como núcleo central se tiene el conocimiento en la administración propiamente
al y que tiene relación con temas propios de ella como, staff, patrones de
departamentalización, áreas de administración y evaluación administrativa.
También otros elementos que se derivan de otros campos como lo son la teoría de
sistemas, teoría de decisiones, motivación, liderazgo, etc. Como puede verse, el
enfoque operacional reúne áreas del conocimiento que son universalmente
aplicables a otras disciplinas que definitivamente son relevantes para nuestro
caso, el de la administración.
Enfoque de comportamiento grupal:
Este enfoque no debe ser confundido con el de comportamiento
interpersonal. El enfoque de comportamiento grupal analiza el comportamiento de
grupo dentro de una organización y es estudiado por la sicología social y la
sociología. Está muy ligado con el estudio del comportamiento de la organización
entendiendo a la organización como el sistema formado por un conjunto de
relaciones de grupo dentro de la empresa.
En el enfoque operacional, las relaciones interpersonales y la de
grupo están muy relacionadas pero no deben confundirse, así mismo, es
importante entender que dentro de la organización además de personas, existen
grupos de personas que se relacionan entre sí y es de vital importancia en la
administración.
Enfoque de sistemas sociales cooperativos:
El estudio de las relaciones interpersonales y de grupo se apoya
en sistemas sociales, debido a la tendencia de analizar los fenómenos como
sistemas. Es de saber, que todo administrador opera en un sistema social y en
el enfoque operacional esto se incluye como un punto de vista importante, ahora,
no todos los sistemas sociales son cooperativos como los encontrados en una
organización de una empresa. Este enfoque resulta más amplio que los dos
anteriores.
Enfoque de la teoría de
decisión:
Podría
decirse con buena razón que el análisis de la teoría de la administración
podría enfocarse como aspecto fundamental a la teoría de la decisión, puesto
que lo que cotidianamente hace el administrador o un conjunto de personas
organizadas es decidir entre varias alternativas la que más convenga bajo un
pensamiento racional y motivaciones de índole económica u otros que sean de
importancia para el caso en particular.
Recordando
que en el enfoque operacional, se tienen todos los demás enfoques, la teoría de
decisiones va más allá al incluir los aspectos sociales y sicológicos tanto
dentro como fuera de la organización.
4.5.2
ENFOQUE TÉCNICO
Esquema de sistemas sociotécnicos:
En las organizaciones no solo existen las
relaciones entre personas y grupo. También, hoy más que nunca, existe una
componente tecnológica muy importante
dentro de cualquier organización que genera un
sistema sociotécnico que tiene que ver con las relaciones de las personas con
la tecnología, es decir, cómo los sistemas tecnológicos afectan a los sistemas
sociales. Se sabe que el comportamiento de personas es afectado también por
otras personas y grupos, pero también influye el factor tecnológico en esto, y
si este efecto es negativo se debe buscar la manera de cambiar o modificar el
sistema tecnológico para producir la armonía necesaria. Es claro que en el
enfoque operacional, este enfoque de sistemas sociotécnicos debe estar
incluido, pues afecta de Significante manera a la administración y en este es
causa de estudio de la ingeniería industrial
La técnica por otro lado, es el continente del
conocimiento que opera y trasforma una realidad. Cuando decimos que opera y
transforma, no siempre modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta
para nosotros son las organizaciones y opera sobre ellas a través de
herramientas que son las normas reglas y procedimientos
Las normas son parámetros considerados dentro de algún enfoque que
permiten establecer rangos o límites de análisis. Existen en el medio, no en la
administración normas técnicas, sociales, normas de comportamiento y cada una
de ellas van a tener distintos niveles de graduación o límites que irán
marcando que se entiende dentro de este marco y que queda fuera de ese marco.
Procedimientos:
es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una acción. En la
organización por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de una
caja; en lo que se refiere al manejo de dinero.
MAURICIO
ALBERTO VALLE BARRA (Documento PDF “La Administración desde distintos
enfoques”).
4.5.3
ENFOQUE HUMANO
El enfoque empírico o de situación práctica:
Como su nombre lo indica, este enfoque analiza la
administración desde el punto de vista práctico y real, cotidiano de
situaciones o casos que han ocurrido en la vida real, de esta forma se lleva al
estudio de los típicos "casos". Tómese en cuenta que las soluciones
de cada caso es una situación en particular la que no será necesariamente la
correcta para otro caso, por lo tanto, lo más que se puede hacer es intentar
sacar, después de varios análisis de casos, conclusiones generales que puedan
ser correctas a la mayoría de las situaciones que se puedan presentar.
En el enfoque operacional, los análisis de casos
reales aportan experiencia administrativa y demás proporcionan una suerte de
historia de la administración la
que sería útil para no volver a cometer errores
similares en el futuro. El enfoque del comportamiento interpersonal:
Lo principal de este enfoque radica en el verdadero
sentido de lo que el administrador realiza cotidianamente, que es relacionarse
con otras personas, o con un grupo de personas que están en busca de un
objetivo en común. Este enfoque es el punto de vista humano de la
administración y la sicología juega un papel importante pues en las relaciones
humanas están en juego muchos aspectos de personalidades, intereses personales
y dinámica de grupo.
Entonces a partir de esto, la sicología es parte necesaria del trabajo
de un administrador y que va en el enfoque operacional como asunto importante
en las relaciones interpersonales.
MAURICIO ALBERTO VALLE
BARRA (Documento PDF “La Administración desde distintos enfoques”).
4.5.4
AVANCES DE LA TECNOLOGÍA
Enfoque de centro de comunicaciones:
Este
enfoque se considera a partir de la visión del administrador como un centro de
comunicaciones análogo a un conmutador telefónico donde se recibe, almacena,
elabora y disemina la información. Esta idea va muy de la mano con el enfoque
de teoría de la decisión ya que básicamente el administrador debe recibir y
procesar la información y luego de esto está en condiciones de tomar
decisiones. Pero la verdadera importancia de este enfoque tiene que ver con trasladar
este centro de comunicaciones a una computadora con la aplicación para la toma
de decisiones que se vuelve sumamente conveniente.
El
inconveniente de este enfoque para el enfoque operacional está en la estrechez
del mismo al no tener una visión más amplia de relación con los demás enfoques,
no tiene el poder de clasificar el conocimiento administrativo a diferencia.
Por ejemplo, del enfoque de sistemas sociales o de comportamiento
interpersonal.
4.6
REDIMENSIONAMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Enfoque de la reingeniería
La reingeniería es uno
de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su
propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como:
“el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las
empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño
contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.
El concepto más
importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño
considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras
organizacionales, Hammer y Champy recomiendan un rediseño radical, equivalente
a “volver a empezar”.
Enfoque operacional o del proceso administrativo
El enfoque operacional o
de la teoría y ciencia de la administración recoge los conocimientos
administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas,
lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos,
principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la
administración.
El enfoque del proceso
administrativo parte del reconocimiento de que existe un núcleo central de
conocimiento de administración pertinente únicamente para el campo de la
administración.
Además este enfoque
adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de sistemas los
conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y liderazgo, el
comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así
como la aplicación de análisis.
La escuela del proceso
administrativo u operacional, reconoce la existencia de un núcleo central
científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge
importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.
Reingeniería
Corriente del
pensamiento administrativo, producto del posmodernismo industrial. Se inicia en
Estados Unidos en la última década del siglo XX. Tiene como planteamiento fundamental
superar los supuestos tradicionales sobre cómo hacer las cosas en las
organizaciones, con énfasis en los negocios para encontrar mejoras
espectaculares que les permitan a las empresas desarrollar ventajas
competitivas difícilmente superables, o recuperarse ante las crisis económicas
por falta de competitividad.
La reingeniería es uno
de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su
propósito es lograr más con menos recursos. Planteado por Michael Hammer y
James Champy, el concepto de “reingeniería”, también llamado “recomienzo” o
“reinicio”, es definido como : “el replanteamiento fundamental y rediseño
radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en
medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio
y rapidez”, lo que en palabras comunes sería “si hoy yo volviera a crear esta
compañía desde cero con los conocimientos que poseo y la tecnología
actualmente, ¿cómo sería?”. La reingeniería es uno de los fenómenos gerenciales
de mayor impacto en las últimas décadas, debido a que su rápida y abrumadora
expansión ha provocado y continúa provocando cambios de grandes dimensiones en
muchas organizaciones.
En apenas diez años la
reingeniería ha completado casi todas las etapas por las que pasan los
enfoques. En efecto, de la fase emergente paso rápidamente a la fase de alto
impacto y diseminación del enfoque en el mundo empresarial, produciéndose casi
de inmediato la fase crítica, en que desde diversos ángulos se cuestionaron
varias de sus propuestas.
Ahora está por ingresar
a la fase madura, donde la experiencia acumulada enriquece sustancialmente la
aplicación del enfoque, disminuyendo el riesgo de fracaso en su aplicación.
El concepto más
importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño
considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras
organizacionales, Michael Hammer y James Champy recomiendan un rediseño
radical, equivalente a “volver a empezar”.
Un replanteamiento
fundamental de lo que hace la empresa y los motivos por lo que lo hace es muy
difícil de rechazar. Generalmente, las personas que trabajan con sistemas no se
dan cuenta que al trabajar muchos de los procesos pueden llegar a ser
anacrónicos, ineficientes y completamente innecesarios, por lo que una nueva
reflexión acerca de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre
lo que se hace y por qué.
En el texto original de
su propuesta, los autores se refieren a rediseño radical como justamente a eso:
a una reinvención, no una modificación, considerándolo como el aspecto más
importante de su método. Pero en la posterior edición de su libro admitieron haber
cometido un error al considerarlo así, ya que éste resulta un recorte radical,
con dañinos efectos para las organizaciones.
Aunque el recorte de
personal no es el propósito principal de la reingeniería, a menudo éste
desemboca en la necesidad de contar con un número menor de personas.
Lamentablemente, el uso que los administradores han dado a la reingeniería ha
sido, en su gran mayoría, el de reducir costos sin atender las necesidades y
expectativas de los clientes. También se pasa a llevar el sistema humano de la
empresa por bajo el sistema ingenieril de ésta. Con esto, se reducen costos a
corto plazo, pero a largo plazo esto afecta a la fuerza humana de la empresa al
perder la confianza entre trabajadores.
El término de resultados
drásticos, generalmente, demanda mejoras sustanciales, pero sí implica un gran
margen de riesgo. Hammer y Champy reconocen que “el 50% a 70% de los esfuerzos
de reingeniería son incapaces de alcanzar los drásticos resultados deseados”.
También, es de gran
importancia analizar y cuestionar cuidadosamente los procesos empresariales.
Éste análisis debe ir más allá de las operaciones, para incluir también el análisis
e integración de los sistemas técnicos y humanos y el proceso administrativo
total que enlaza a la empresa con las condiciones externas.
La reingeniería, a pesar
de sus limitaciones, es un poderoso instrumento, pero sólo eso. Por ello, Harold Koontz (autor del libro “administración”),
señala que la reingeniería se integre con otros sistemas para crear un sistema
completo.
La reingeniería busca
rehacer el proceso, no reorganizarlo. La reorganización técnica de la administración
tradicional, a través de la simplificación del trabajo.
Las fases de la reingeniería son tres:
1. Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de
procesos, considerando la nueva tecnología de la informática (intranets,
Internet y extranets), y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo
globalizado y dentro del libre comercio.
2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de
la nueva tecnología y restructurar la empresa. Se apoya en el mapping
“diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con clientes en términos
sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el primero es la simplificación
del negocio a su máxima expresión para poder hacer hojas, portales, ligas y dar
la información al usuario en tiempos record para que pueda avanzar conforme a
su necesidad en el proceso; el segundo es la difusión masiva. Así,
simplificación y difusión rigen el rediseño de los procesos.
3. Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de
productividad y calidad para potencializar el negocio. Metodología esquemática
de Reingeniería de Procesos Como extremo ideal, se puede establecer una
metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la
estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los
objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total
de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida
los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
En cualquiera de los
casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que
requieren unas circunstancias en la organización para adoptarse con éxito:
·
Sensibilización al cambio.
·
Planeación estratégica.
·
Automatización.
·
Gestión de Calidad Total.
·
Reestructuración Organizacional.
·
Mejora Continua.
·
Valores compartidos.
·
Perspectiva individual.
·
Comportamiento en el lugar de trabajo.
·
Resultados finales.
4.7 APLICACIÓN
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas
Funcionales de la Empresa
Vivimos
en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación,
al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor
importante en la empresa
Hoy
en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios
es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas
funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y
emergencias derivadas de acciones imprevistas.
Área de contabilidad, costos y presupuestos
El presupuesto y el flujo de efectivo
Resume
las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.
Área de mercado
Plan mercado
Incluye
un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial
que se proyecta cubrir en el periodo planificado.
Área de producción
Programa de producción
Consiste
en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los
recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.
Área de personIV UNIDAD “PROCESO ADMINISTRATIVO”
Objetivo:
el alumno conocerá las etapas, así como sus elementos que integran el proceso
administrativo, tales como: planear, dirigir, organizar, controlar etc.
Competencias
específicas a desarrollar: Conocer e identificar las etapas y
elementos
que integran el proceso administrativo
4.1 DEFINICIÓN Y
COMPRENSIÓN DE PROCESO
Definición y comprensión de proceso
Un proceso es un
conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o
suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término
tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que
se utilice.
Se denomina proceso al conjunto de acciones o
actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin. Si bien
es un término que tiende a remitir a escenarios científicos, técnicos y/o
sociales planificados o que forman parte de un esquema determinado, también
puede tener relación con situaciones que tienen lugar de forma más o menos
natural o espontánea.
Entonces, cuando hablamos de procesos podemos estar
refiriéndonos a una de múltiples cosas, como ser, el proceso evolutivo de las
especies que ha ocurrido en la historia del universo de forma ajena a la
premeditación humana, procesos científicos como la termodinámica o un proceso
de transformación de sustancias como la solidificación, o incluso la formación
de un fenómeno meteorológico como un tornado o huracán. También, a nivel
político se habla de procesos organizados, como se llamó al Proceso de
Reorganización Nacional en Argentina o procesos de conversión de economías.
A nivel social, también existen todo tipo de
procesos: cuando se habla de procesos judiciales se comprende los diferentes
estadios que atraviesa una persona acusada de determinados cargos, pero también
podemos contar los procesos productivos convencionales, como la fabricación de
un automóvil u otros objetos de consumo, e incluso se dice que la información
es procesada cuando se la analiza y se obtienen de ella determinadas
conclusiones.
En la informática, un proceso puede querer decir
distintas combinaciones operativas que ocurren simultáneamente para alcanzar un
resultado o un producto, como la instalación de un nuevo software, o la
consecución de un análisis antivirus.
En distintos momentos de la historia, como parte de
diversas prácticas y disciplinas, y con múltiples resultados, positivos o
negativos, se ha hablado de procesos que han transformado al ser humano. Puede
decirse que la historia de la humanidad es un proceso en curso y que, en
definitiva, es la suma de muchos miles de procesos premeditados, espontáneos,
voluntarios, involuntarios, científicos y sociales, a pequeña y a gran escala.
Comprensión de proceso
ISO 9000 define:
Proceso
“Conjunto
de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados”
Procedimiento:
“Forma
especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”
Trasladado
al lenguaje coloquial:
Proceso
–> Qué hacemos
Procedimiento
–> Cómo lo hacemos
He
querido comenzar con esta diferenciación ya que en bastantes ocasiones he visto
utilizar ambos términos como sinónimos cuando realmente no lo son.
De
la definición de proceso hemos de destacar “relacionadas o que interactúan”, es
decir, secuencia de tareas conectadas de forma sistemática, y “resultados”, es
decir, producto/servicio con valor
para el cliente del proceso, temática ya tratada en el artículo referente a “Los beneficios de la gestión por procesos”.
Veamos
la representación de un proceso en un diagrama:
Podemos
observar cinco elementos:
1.
Entradas:
o
Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o
rechazarlas.
2.
Salidas:
o
Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo.
o
Es fundamental, yo diría vital que cumpla con la calidad exigida por el
proceso, en caso contrario no aportará el valor añadido esperado por el
cliente.
o
Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente
(Interacción de procesos, tema que trataremos en artículos posteriores), si la
entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que
la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final.
3.
Recursos o
factores del proceso:
o
Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de
competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.
o
Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o
semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por
ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
o
Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria,
hardware, software…
o
Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento,
instrucción de trabajo… Volviendo a la diferencia entre proceso y
procedimiento, aquí podemos observar como el procedimiento forma parte de uno
de los factores del proceso.
4.
Sistema de
control:
o
Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando
resultantes para la toma de decisiones.
o
Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias
y mejorar continuamente.
5. Tipos de procesos
·
Procesos
de Gestión.
o
Son los procesos estratégicos de la organización.
o
También son denominados procesos de liderazgo o de staff.
o
Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la
organización.
o
Proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de
mejora.
·
Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la
mejora continua, la satisfacción del cliente, los procesos de medición de la
salud del sistema de gestión, los objetivos y políticas globales de la
organización
·
Procesos
operativos.
o
Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es
decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo.
o
Son la razón de ser de la organización, sin los cuales esta no tendría
sentido.
o
Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
·
Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el
proceso logístico, el proceso de compras, el proceso de ventas
·
Procesos
de apoyo.
o
Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de
estos.
o
Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestión financiera,
mantenimiento de infraestructuras, gestión de proveedores (no confundir con
gestión de compras), la política de formación, la gestión de personal.
4.2
CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administración comprende varias
fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin
de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina,
correctamente.
En su concepción más sencilla se puede
definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también
como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas
a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier
empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o
más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la
que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido
durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración.
Para este autor la mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se
establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el
organismo social.
Administración
Dinámica
Planeación:
- ¿Qué es lo que se quiere hacer? - ¿Qué se va a hacer?
Organización:
- ¿Cómo se va a hacer?
Dirección:
- Verificar que se haga
Control:
- ¿Cómo se ha hecho?
4.3 INTEGRACIÓN
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Fases
del proceso administrativo
Se
compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es
la parte teórica de la administración., en la que se establece lo que debe de
hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en:
previsión, planeación y organización.
La fase dinámica, se refiere a cómo
manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: control, dirección e
integración. Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos
conceptos, etapas y principios.
Fase
mecánica
Previsión
·
Concepto:
La previsión administrativa descansa en una
certeza moral o probabilidad seria. La que será tanto mayor cuanto más pueda
apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse
a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.
·
Etapas:
* Objetivos: Es la fijación de
metas.
* Investigación: Es
encontrar las técnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos.
* Cursos alternativos:
Adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines establecidos.
·
Principios:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para
poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres
situaciones básicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.
2) Principio de la Objetividad: Las
previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin
fundamento.
3) Principio de la Medición: Las
previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto
cualitativamente como cuantitativamente.
Planeación
·
Concepto:
Fija
el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempos y de números necesarios para su realización.
·
Etapas:
* Propósitos: Son las aspiraciones
fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
* Objetivos: Representa los
resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos
cuantitativamente.
* Estrategia: Son cursos de acción
general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
* Políticas: Son guías para orientar
la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.
* Presupuestos: Es el plan de todas o
algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos
económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho
plan.
* Pronósticos: Es prever las cosas que
pudieran suceder.
·
Principios:
1) Principio de la Precisión: Los
planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es
dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos
como malos.
3) Principio de la Unidad:
Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta
propuesta.
Organización
·
Concepto:
Es el
establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación
y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social.
·
Etapas:
* División del Trabajo:
Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una
función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
* Jerarquización: Es
la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o
importancia.
* Departamentalización: Es
la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con
base en su similitud.
·
Principios:
1) Principio del Objetivo:
Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos y propósitos de la empresa.
2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarquía: Se
deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación
necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo, al nivel más bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando:
Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar
a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de más de
dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusión: Las obligaciones de
cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los
miembros de la empresa que tengan relación con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay
un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un
ejecutivo.
8) La Coordinación: Las
unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha
establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Fase dinámica
Integración
·
Concepto:
Es obtener y articular
los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación señalan
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
·
Etapas:
* Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener
una bolsa de trabajo.
* Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se
recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
* Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte
en el trabajo.
* Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
·
Principios de las cosas:
1) Carácter administrativos: Es
tener especialistas en cada área, empleados conocedores y preparados para
realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y
tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar
adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
·
Principios de las personas:
1) Ecuación de nombres y funciones:
Poner en claro cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las
personas sean las correctas para desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos:
Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.
3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas,
no tener ningún tipo de incertidumbre.
Dirección
·
Concepto:
Ejecución
de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de
los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y
supervisión.
·
Etapas:
* Toma de Decisiones: Es la elección del
curso de acción entre varias alternativas.
* Integración: Con ella el
administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes
* Motivación: Por medio de ella se
logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.
* Comunicación: Proceso a través del cual
se transmite y recibe información en un grupo social.
* Supervisión: Checar que las cosas se
estén dando de una manera correcta.
·
Principios:
1) De la armonía del objetivo o coordinación de interés: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos.
2) Impersonalidad de mando: Se
refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la
organización para obtener ciertos resultados.
3) De la supervisión directa: Se
refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes.
4) De la vía jerárquica: Los
canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles
jerárquicos correspondientes.
5) De la resolución del conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio
y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas
estrategias y se saca provecho de los problemas.
Control
·
Concepto:
Es la
evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
·
Etapas:
* Establecimiento de Estándares:
Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los
objetivos definidos de la organización.
* Medición de Resultados: Es
medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
* Corrección: La utilidad concreta y
tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones con relación a los estándares.
* Retroalimentación:
Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
* Control: Los buenos controles
deben relacionarse con la estructura organizacional y reflejar su eficacia.
·
Principios:
1) Equilibrio: Debe de haber un
balance entre el control y la delegación.
2) De los objetivos: El
control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un
medio para alcanzar los objetivos.
3) De la oportunidad: El
control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el
error.
4) De las desviaciones:
Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y
saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
5) Costeabilidad: Se
deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en
relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la excepción: El
control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir
costos y tiempo.
7) De la función controlada: La
función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a
controlar.
El proceso administrativo para
diferentes autores
Para Lourdes Münch Galindo el proceso
administrativo consta de cuatro etapas:
·
Planeación
·
Organización
·
Dirección
·
Control
La
Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin
embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica
con técnicas, se denomina Ciencia.
Las
técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A
partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la
función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever,
Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por
Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo
como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar,
Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso
administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos
que se detallan a continuación:
- Investigación
- Planificación
- Coordinación
- Control
- Previsión
- Organización
- Comando
Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5)
elementos:
- Planificación
- Designación de Personal
- Control
- Organización
- Dirección
Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
- Planificación
- Organización
- Dirección
- Coordinación
- Control
La
Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado
que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.
El
éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al
satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes.
Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la
organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño
Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia
del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la
diferencia de otras Organizaciones.
I. Chiavenato en su libro Fundamentos
de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.
Las Funciones del Administrador, como
un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
El Desempeño de las funciones
constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Las
funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo
conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una
interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico,
dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Las
funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso
administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas,
cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman
el Proceso Administrativo.
Según el libro Administración una
perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las
funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y
Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde
el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en
negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
4.4 PRINCIPIOS
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Principios de
delegación:
1.- Integración de personas:
· Adecuar funciones a los
hombres
· Proveer a los hombres de
elementos administrativos para el buen desempeño de su función y
· Darle importancia a una buena
introducción adecuada.
2.- Interpretación de las cosas:
· Coordinación de elementos y
técnicas entre sí y con las personas.
3.- Instalación y mantenimiento
· Se debe planear como reponer
los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.
Principios de
delegación y control
Se debe de
delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se
confiere.
Principios de dirección.
1. Coordinación de intereses: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los objetivos.
2. Impersonalidad de mando: La autoridad debe de ser producto de la
necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales
del administrador.
3. Vía jerárquica: Dice que no deben de faltar sin razón los
productos de una orden.
4. Resolución de conflictos: Si se llegan a presentar
estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor
disgusto de las partes.
5. Aprovechamiento del conflicto: Aprovechar los conflictos
para encontrar soluciones.
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
7. Medir el control: El control deberá de usarse sólo si el trabajo
que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y,
8. El principio de excepción: Dice que el control es más
eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeó en un
inicio.
4.5 ENFOQUES DE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
4.5.1
ENFOQUE SOCIAL
La referencia que se hace comúnmente al concepto de
la administración de "selva de la teoría administrativa" y que viene
de la confusión que rodea al verdadero significado de esta palabra ya que
realmente la teoría de la administración involucra variados enfoques de
diferentes disciplinas que inducen una cierta ampliación del concepto y que
produce variadas inclinaciones y tendencias que finalmente llevan a un estado
poco clasificado de lo que consiste en realidad la administración.
Para evitar caer en estas confusiones, existen
diferentes enfoques bien determinados desde los cuales se puede intentar
abordar la teoría de la administración. Estos enfoques en realidad resultan ser
aproximaciones desde otras ciencias que aportan información valiosa a la teoría
administrativa, pero debe quedar claro que la teoría administrativa no es un
conjunto de estudios provenientes de otras disciplinas. Ellas aportan como se
dijo, información conducente al mejor entendimiento de la administración.
Elementos principales de cada enfoque y su integración en el enfoque
operacional
El
enfoque operacional reúne a todos los demás enfoques como un sistema que extrae
información y conocimiento útil de otras áreas del conocimiento. Sin embargo,
como núcleo central se tiene el conocimiento en la administración propiamente
al y que tiene relación con temas propios de ella como, staff, patrones de
departamentalización, áreas de administración y evaluación administrativa.
También otros elementos que se derivan de otros campos como lo son la teoría de
sistemas, teoría de decisiones, motivación, liderazgo, etc. Como puede verse, el
enfoque operacional reúne áreas del conocimiento que son universalmente
aplicables a otras disciplinas que definitivamente son relevantes para nuestro
caso, el de la administración.
Enfoque de comportamiento grupal:
Este enfoque no debe ser confundido con el de comportamiento
interpersonal. El enfoque de comportamiento grupal analiza el comportamiento de
grupo dentro de una organización y es estudiado por la sicología social y la
sociología. Está muy ligado con el estudio del comportamiento de la organización
entendiendo a la organización como el sistema formado por un conjunto de
relaciones de grupo dentro de la empresa.
En el enfoque operacional, las relaciones interpersonales y la de
grupo están muy relacionadas pero no deben confundirse, así mismo, es
importante entender que dentro de la organización además de personas, existen
grupos de personas que se relacionan entre sí y es de vital importancia en la
administración.
Enfoque de sistemas sociales cooperativos:
El estudio de las relaciones interpersonales y de grupo se apoya
en sistemas sociales, debido a la tendencia de analizar los fenómenos como
sistemas. Es de saber, que todo administrador opera en un sistema social y en
el enfoque operacional esto se incluye como un punto de vista importante, ahora,
no todos los sistemas sociales son cooperativos como los encontrados en una
organización de una empresa. Este enfoque resulta más amplio que los dos
anteriores.
Enfoque de la teoría de
decisión:
Podría
decirse con buena razón que el análisis de la teoría de la administración
podría enfocarse como aspecto fundamental a la teoría de la decisión, puesto
que lo que cotidianamente hace el administrador o un conjunto de personas
organizadas es decidir entre varias alternativas la que más convenga bajo un
pensamiento racional y motivaciones de índole económica u otros que sean de
importancia para el caso en particular.
Recordando
que en el enfoque operacional, se tienen todos los demás enfoques, la teoría de
decisiones va más allá al incluir los aspectos sociales y sicológicos tanto
dentro como fuera de la organización.
4.5.2
ENFOQUE TÉCNICO
Esquema de sistemas sociotécnicos:
En las organizaciones no solo existen las
relaciones entre personas y grupo. También, hoy más que nunca, existe una
componente tecnológica muy importante
dentro de cualquier organización que genera un
sistema sociotécnico que tiene que ver con las relaciones de las personas con
la tecnología, es decir, cómo los sistemas tecnológicos afectan a los sistemas
sociales. Se sabe que el comportamiento de personas es afectado también por
otras personas y grupos, pero también influye el factor tecnológico en esto, y
si este efecto es negativo se debe buscar la manera de cambiar o modificar el
sistema tecnológico para producir la armonía necesaria. Es claro que en el
enfoque operacional, este enfoque de sistemas sociotécnicos debe estar
incluido, pues afecta de Significante manera a la administración y en este es
causa de estudio de la ingeniería industrial
La técnica por otro lado, es el continente del
conocimiento que opera y trasforma una realidad. Cuando decimos que opera y
transforma, no siempre modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta
para nosotros son las organizaciones y opera sobre ellas a través de
herramientas que son las normas reglas y procedimientos
Las normas son parámetros considerados dentro de algún enfoque que
permiten establecer rangos o límites de análisis. Existen en el medio, no en la
administración normas técnicas, sociales, normas de comportamiento y cada una
de ellas van a tener distintos niveles de graduación o límites que irán
marcando que se entiende dentro de este marco y que queda fuera de ese marco.
Procedimientos:
es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una acción. En la
organización por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de una
caja; en lo que se refiere al manejo de dinero.
MAURICIO
ALBERTO VALLE BARRA (Documento PDF “La Administración desde distintos
enfoques”).
4.5.3
ENFOQUE HUMANO
El enfoque empírico o de situación práctica:
Como su nombre lo indica, este enfoque analiza la
administración desde el punto de vista práctico y real, cotidiano de
situaciones o casos que han ocurrido en la vida real, de esta forma se lleva al
estudio de los típicos "casos". Tómese en cuenta que las soluciones
de cada caso es una situación en particular la que no será necesariamente la
correcta para otro caso, por lo tanto, lo más que se puede hacer es intentar
sacar, después de varios análisis de casos, conclusiones generales que puedan
ser correctas a la mayoría de las situaciones que se puedan presentar.
En el enfoque operacional, los análisis de casos
reales aportan experiencia administrativa y demás proporcionan una suerte de
historia de la administración la
que sería útil para no volver a cometer errores
similares en el futuro. El enfoque del comportamiento interpersonal:
Lo principal de este enfoque radica en el verdadero
sentido de lo que el administrador realiza cotidianamente, que es relacionarse
con otras personas, o con un grupo de personas que están en busca de un
objetivo en común. Este enfoque es el punto de vista humano de la
administración y la sicología juega un papel importante pues en las relaciones
humanas están en juego muchos aspectos de personalidades, intereses personales
y dinámica de grupo.
Entonces a partir de esto, la sicología es parte necesaria del trabajo
de un administrador y que va en el enfoque operacional como asunto importante
en las relaciones interpersonales.
MAURICIO ALBERTO VALLE
BARRA (Documento PDF “La Administración desde distintos enfoques”).
4.5.4
AVANCES DE LA TECNOLOGÍA
Enfoque de centro de comunicaciones:
Este
enfoque se considera a partir de la visión del administrador como un centro de
comunicaciones análogo a un conmutador telefónico donde se recibe, almacena,
elabora y disemina la información. Esta idea va muy de la mano con el enfoque
de teoría de la decisión ya que básicamente el administrador debe recibir y
procesar la información y luego de esto está en condiciones de tomar
decisiones. Pero la verdadera importancia de este enfoque tiene que ver con trasladar
este centro de comunicaciones a una computadora con la aplicación para la toma
de decisiones que se vuelve sumamente conveniente.
El
inconveniente de este enfoque para el enfoque operacional está en la estrechez
del mismo al no tener una visión más amplia de relación con los demás enfoques,
no tiene el poder de clasificar el conocimiento administrativo a diferencia.
Por ejemplo, del enfoque de sistemas sociales o de comportamiento
interpersonal.
4.6
REDIMENSIONAMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Enfoque de la reingeniería
La reingeniería es uno
de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su
propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como:
“el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las
empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño
contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.
El concepto más
importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño
considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras
organizacionales, Hammer y Champy recomiendan un rediseño radical, equivalente
a “volver a empezar”.
Enfoque operacional o del proceso administrativo
El enfoque operacional o
de la teoría y ciencia de la administración recoge los conocimientos
administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas,
lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos,
principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la
administración.
El enfoque del proceso
administrativo parte del reconocimiento de que existe un núcleo central de
conocimiento de administración pertinente únicamente para el campo de la
administración.
Además este enfoque
adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de sistemas los
conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y liderazgo, el
comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así
como la aplicación de análisis.
La escuela del proceso
administrativo u operacional, reconoce la existencia de un núcleo central
científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge
importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.
Reingeniería
Corriente del
pensamiento administrativo, producto del posmodernismo industrial. Se inicia en
Estados Unidos en la última década del siglo XX. Tiene como planteamiento fundamental
superar los supuestos tradicionales sobre cómo hacer las cosas en las
organizaciones, con énfasis en los negocios para encontrar mejoras
espectaculares que les permitan a las empresas desarrollar ventajas
competitivas difícilmente superables, o recuperarse ante las crisis económicas
por falta de competitividad.
La reingeniería es uno
de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su
propósito es lograr más con menos recursos. Planteado por Michael Hammer y
James Champy, el concepto de “reingeniería”, también llamado “recomienzo” o
“reinicio”, es definido como : “el replanteamiento fundamental y rediseño
radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en
medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio
y rapidez”, lo que en palabras comunes sería “si hoy yo volviera a crear esta
compañía desde cero con los conocimientos que poseo y la tecnología
actualmente, ¿cómo sería?”. La reingeniería es uno de los fenómenos gerenciales
de mayor impacto en las últimas décadas, debido a que su rápida y abrumadora
expansión ha provocado y continúa provocando cambios de grandes dimensiones en
muchas organizaciones.
En apenas diez años la
reingeniería ha completado casi todas las etapas por las que pasan los
enfoques. En efecto, de la fase emergente paso rápidamente a la fase de alto
impacto y diseminación del enfoque en el mundo empresarial, produciéndose casi
de inmediato la fase crítica, en que desde diversos ángulos se cuestionaron
varias de sus propuestas.
Ahora está por ingresar
a la fase madura, donde la experiencia acumulada enriquece sustancialmente la
aplicación del enfoque, disminuyendo el riesgo de fracaso en su aplicación.
El concepto más
importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño
considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras
organizacionales, Michael Hammer y James Champy recomiendan un rediseño
radical, equivalente a “volver a empezar”.
Un replanteamiento
fundamental de lo que hace la empresa y los motivos por lo que lo hace es muy
difícil de rechazar. Generalmente, las personas que trabajan con sistemas no se
dan cuenta que al trabajar muchos de los procesos pueden llegar a ser
anacrónicos, ineficientes y completamente innecesarios, por lo que una nueva
reflexión acerca de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre
lo que se hace y por qué.
En el texto original de
su propuesta, los autores se refieren a rediseño radical como justamente a eso:
a una reinvención, no una modificación, considerándolo como el aspecto más
importante de su método. Pero en la posterior edición de su libro admitieron haber
cometido un error al considerarlo así, ya que éste resulta un recorte radical,
con dañinos efectos para las organizaciones.
Aunque el recorte de
personal no es el propósito principal de la reingeniería, a menudo éste
desemboca en la necesidad de contar con un número menor de personas.
Lamentablemente, el uso que los administradores han dado a la reingeniería ha
sido, en su gran mayoría, el de reducir costos sin atender las necesidades y
expectativas de los clientes. También se pasa a llevar el sistema humano de la
empresa por bajo el sistema ingenieril de ésta. Con esto, se reducen costos a
corto plazo, pero a largo plazo esto afecta a la fuerza humana de la empresa al
perder la confianza entre trabajadores.
El término de resultados
drásticos, generalmente, demanda mejoras sustanciales, pero sí implica un gran
margen de riesgo. Hammer y Champy reconocen que “el 50% a 70% de los esfuerzos
de reingeniería son incapaces de alcanzar los drásticos resultados deseados”.
También, es de gran
importancia analizar y cuestionar cuidadosamente los procesos empresariales.
Éste análisis debe ir más allá de las operaciones, para incluir también el análisis
e integración de los sistemas técnicos y humanos y el proceso administrativo
total que enlaza a la empresa con las condiciones externas.
La reingeniería, a pesar
de sus limitaciones, es un poderoso instrumento, pero sólo eso. Por ello, Harold Koontz (autor del libro “administración”),
señala que la reingeniería se integre con otros sistemas para crear un sistema
completo.
La reingeniería busca
rehacer el proceso, no reorganizarlo. La reorganización técnica de la administración
tradicional, a través de la simplificación del trabajo.
Las fases de la reingeniería son tres:
1. Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de
procesos, considerando la nueva tecnología de la informática (intranets,
Internet y extranets), y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo
globalizado y dentro del libre comercio.
2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de
la nueva tecnología y restructurar la empresa. Se apoya en el mapping
“diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con clientes en términos
sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el primero es la simplificación
del negocio a su máxima expresión para poder hacer hojas, portales, ligas y dar
la información al usuario en tiempos record para que pueda avanzar conforme a
su necesidad en el proceso; el segundo es la difusión masiva. Así,
simplificación y difusión rigen el rediseño de los procesos.
3. Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de
productividad y calidad para potencializar el negocio. Metodología esquemática
de Reingeniería de Procesos Como extremo ideal, se puede establecer una
metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la
estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los
objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total
de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida
los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
En cualquiera de los
casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que
requieren unas circunstancias en la organización para adoptarse con éxito:
·
Sensibilización al cambio.
·
Planeación estratégica.
·
Automatización.
·
Gestión de Calidad Total.
·
Reestructuración Organizacional.
·
Mejora Continua.
·
Valores compartidos.
·
Perspectiva individual.
·
Comportamiento en el lugar de trabajo.
·
Resultados finales.
4.7 APLICACIÓN
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas
Funcionales de la Empresa
Vivimos
en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación,
al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor
importante en la empresa
Hoy
en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios
es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas
funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y
emergencias derivadas de acciones imprevistas.
Área de contabilidad, costos y presupuestos
El presupuesto y el flujo de efectivo
Resume
las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.
Área de mercado
Plan mercado
Incluye
un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial
que se proyecta cubrir en el periodo planificado.
Área de producción
Programa de producción
Consiste
en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los
recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.
Área de personal
Plan
de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario
para llevar a cabo actividades de la empresa.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación
Al
planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario,
primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que
se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que
el medio le ofrece.
Los aspectos fundamentales de un
proceso de planeación son:
- Fijar objetivos y
metas posibles de alcanzar;
- Determinar cuáles son
las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
- Identificar cuáles son
los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente
definidas;
- Ubicar en el tiempo,
las distintas actividades programadas.
- Asignar a cada miembro
del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a
desarrollar.
IV UNIDAD “PROCESO ADMINISTRATIVO”
Objetivo:
el alumno conocerá las etapas, así como sus elementos que integran el proceso
administrativo, tales como: planear, dirigir, organizar, controlar etc.
Competencias
específicas a desarrollar: Conocer e identificar las etapas y
elementos
que integran el proceso administrativo
4.1 DEFINICIÓN Y
COMPRENSIÓN DE PROCESO
Definición y comprensión de proceso
Un proceso es un
conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o
suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término
tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que
se utilice.
Se denomina proceso al conjunto de acciones o
actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin. Si bien
es un término que tiende a remitir a escenarios científicos, técnicos y/o
sociales planificados o que forman parte de un esquema determinado, también
puede tener relación con situaciones que tienen lugar de forma más o menos
natural o espontánea.
Entonces, cuando hablamos de procesos podemos estar
refiriéndonos a una de múltiples cosas, como ser, el proceso evolutivo de las
especies que ha ocurrido en la historia del universo de forma ajena a la
premeditación humana, procesos científicos como la termodinámica o un proceso
de transformación de sustancias como la solidificación, o incluso la formación
de un fenómeno meteorológico como un tornado o huracán. También, a nivel
político se habla de procesos organizados, como se llamó al Proceso de
Reorganización Nacional en Argentina o procesos de conversión de economías.
A nivel social, también existen todo tipo de
procesos: cuando se habla de procesos judiciales se comprende los diferentes
estadios que atraviesa una persona acusada de determinados cargos, pero también
podemos contar los procesos productivos convencionales, como la fabricación de
un automóvil u otros objetos de consumo, e incluso se dice que la información
es procesada cuando se la analiza y se obtienen de ella determinadas
conclusiones.
En la informática, un proceso puede querer decir
distintas combinaciones operativas que ocurren simultáneamente para alcanzar un
resultado o un producto, como la instalación de un nuevo software, o la
consecución de un análisis antivirus.
En distintos momentos de la historia, como parte de
diversas prácticas y disciplinas, y con múltiples resultados, positivos o
negativos, se ha hablado de procesos que han transformado al ser humano. Puede
decirse que la historia de la humanidad es un proceso en curso y que, en
definitiva, es la suma de muchos miles de procesos premeditados, espontáneos,
voluntarios, involuntarios, científicos y sociales, a pequeña y a gran escala.
Comprensión de proceso
ISO 9000 define:
Proceso
“Conjunto
de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados”
Procedimiento:
“Forma
especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”
Trasladado
al lenguaje coloquial:
Proceso
–> Qué hacemos
Procedimiento
–> Cómo lo hacemos
He
querido comenzar con esta diferenciación ya que en bastantes ocasiones he visto
utilizar ambos términos como sinónimos cuando realmente no lo son.
De
la definición de proceso hemos de destacar “relacionadas o que interactúan”, es
decir, secuencia de tareas conectadas de forma sistemática, y “resultados”, es
decir, producto/servicio con valor
para el cliente del proceso, temática ya tratada en el artículo referente a “Los beneficios de la gestión por procesos”.
Veamos
la representación de un proceso en un diagrama:
Podemos
observar cinco elementos:
1.
Entradas:
o
Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o
rechazarlas.
2.
Salidas:
o
Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo.
o
Es fundamental, yo diría vital que cumpla con la calidad exigida por el
proceso, en caso contrario no aportará el valor añadido esperado por el
cliente.
o
Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente
(Interacción de procesos, tema que trataremos en artículos posteriores), si la
entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que
la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final.
3.
Recursos o
factores del proceso:
o
Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de
competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.
o
Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o
semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por
ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
o
Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria,
hardware, software…
o
Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento,
instrucción de trabajo… Volviendo a la diferencia entre proceso y
procedimiento, aquí podemos observar como el procedimiento forma parte de uno
de los factores del proceso.
4.
Sistema de
control:
o
Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando
resultantes para la toma de decisiones.
o
Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias
y mejorar continuamente.
5. Tipos de procesos
·
Procesos
de Gestión.
o
Son los procesos estratégicos de la organización.
o
También son denominados procesos de liderazgo o de staff.
o
Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la
organización.
o
Proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de
mejora.
·
Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la
mejora continua, la satisfacción del cliente, los procesos de medición de la
salud del sistema de gestión, los objetivos y políticas globales de la
organización
·
Procesos
operativos.
o
Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es
decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo.
o
Son la razón de ser de la organización, sin los cuales esta no tendría
sentido.
o
Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
·
Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el
proceso logístico, el proceso de compras, el proceso de ventas
·
Procesos
de apoyo.
o
Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de
estos.
o
Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestión financiera,
mantenimiento de infraestructuras, gestión de proveedores (no confundir con
gestión de compras), la política de formación, la gestión de personal.
4.2
CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administración comprende varias
fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin
de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina,
correctamente.
En su concepción más sencilla se puede
definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también
como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas
a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier
empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o
más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la
que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido
durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración.
Para este autor la mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se
establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el
organismo social.
Administración
Dinámica
Planeación:
- ¿Qué es lo que se quiere hacer? - ¿Qué se va a hacer?
Organización:
- ¿Cómo se va a hacer?
Dirección:
- Verificar que se haga
Control:
- ¿Cómo se ha hecho?
4.3 INTEGRACIÓN
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Fases
del proceso administrativo
Se
compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es
la parte teórica de la administración., en la que se establece lo que debe de
hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en:
previsión, planeación y organización.
La fase dinámica, se refiere a cómo
manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: control, dirección e
integración. Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos
conceptos, etapas y principios.
Fase
mecánica
Previsión
·
Concepto:
La previsión administrativa descansa en una
certeza moral o probabilidad seria. La que será tanto mayor cuanto más pueda
apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse
a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.
·
Etapas:
* Objetivos: Es la fijación de
metas.
* Investigación: Es
encontrar las técnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos.
* Cursos alternativos:
Adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines establecidos.
·
Principios:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para
poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres
situaciones básicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.
2) Principio de la Objetividad: Las
previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin
fundamento.
3) Principio de la Medición: Las
previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto
cualitativamente como cuantitativamente.
Planeación
·
Concepto:
Fija
el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios
para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempos y de números necesarios para su realización.
·
Etapas:
* Propósitos: Son las aspiraciones
fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
* Objetivos: Representa los
resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos
cuantitativamente.
* Estrategia: Son cursos de acción
general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
* Políticas: Son guías para orientar
la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.
* Presupuestos: Es el plan de todas o
algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos
económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho
plan.
* Pronósticos: Es prever las cosas que
pudieran suceder.
·
Principios:
1) Principio de la Precisión: Los
planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor
precisión posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es
dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos
como malos.
3) Principio de la Unidad:
Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta
propuesta.
Organización
·
Concepto:
Es el
establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación
y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las
funciones del grupo social.
·
Etapas:
* División del Trabajo:
Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una
función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
* Jerarquización: Es
la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o
importancia.
* Departamentalización: Es
la división y el agrupamiento de las funciones y actividades específicas, con
base en su similitud.
·
Principios:
1) Principio del Objetivo:
Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con
los objetivos y propósitos de la empresa.
2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarquía: Se
deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación
necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo, al nivel más bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando:
Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar
a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de más de
dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusión: Las obligaciones de
cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los
miembros de la empresa que tengan relación con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay
un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un
ejecutivo.
8) La Coordinación: Las
unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha
establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Fase dinámica
Integración
·
Concepto:
Es obtener y articular
los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación señalan
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
·
Etapas:
* Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener
una bolsa de trabajo.
* Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se
recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
* Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte
en el trabajo.
* Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
·
Principios de las cosas:
1) Carácter administrativos: Es
tener especialistas en cada área, empleados conocedores y preparados para
realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y
tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar
adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
·
Principios de las personas:
1) Ecuación de nombres y funciones:
Poner en claro cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las
personas sean las correctas para desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos:
Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.
3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas,
no tener ningún tipo de incertidumbre.
Dirección
·
Concepto:
Ejecución
de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de
los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y
supervisión.
·
Etapas:
* Toma de Decisiones: Es la elección del
curso de acción entre varias alternativas.
* Integración: Con ella el
administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes
* Motivación: Por medio de ella se
logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.
* Comunicación: Proceso a través del cual
se transmite y recibe información en un grupo social.
* Supervisión: Checar que las cosas se
estén dando de una manera correcta.
·
Principios:
1) De la armonía del objetivo o coordinación de interés: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos.
2) Impersonalidad de mando: Se
refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la
organización para obtener ciertos resultados.
3) De la supervisión directa: Se
refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes.
4) De la vía jerárquica: Los
canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles
jerárquicos correspondientes.
5) De la resolución del conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio
y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas
estrategias y se saca provecho de los problemas.
Control
·
Concepto:
Es la
evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
·
Etapas:
* Establecimiento de Estándares:
Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los
objetivos definidos de la organización.
* Medición de Resultados: Es
medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
* Corrección: La utilidad concreta y
tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones con relación a los estándares.
* Retroalimentación:
Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
* Control: Los buenos controles
deben relacionarse con la estructura organizacional y reflejar su eficacia.
·
Principios:
1) Equilibrio: Debe de haber un
balance entre el control y la delegación.
2) De los objetivos: El
control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un
medio para alcanzar los objetivos.
3) De la oportunidad: El
control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el
error.
4) De las desviaciones:
Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y
saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
5) Costeabilidad: Se
deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en
relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la excepción: El
control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir
costos y tiempo.
7) De la función controlada: La
función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a
controlar.
El proceso administrativo para
diferentes autores
Para Lourdes Münch Galindo el proceso
administrativo consta de cuatro etapas:
·
Planeación
·
Organización
·
Dirección
·
Control
La
Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin
embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica
con técnicas, se denomina Ciencia.
Las
técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A
partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la
función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever,
Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por
Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo
como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar,
Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso
administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos
que se detallan a continuación:
- Investigación
- Planificación
- Coordinación
- Control
- Previsión
- Organización
- Comando
Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5)
elementos:
- Planificación
- Designación de Personal
- Control
- Organización
- Dirección
Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
- Planificación
- Organización
- Dirección
- Coordinación
- Control
La
Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado
que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.
El
éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al
satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes.
Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la
organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño
Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia
del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la
diferencia de otras Organizaciones.
I. Chiavenato en su libro Fundamentos
de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.
Las Funciones del Administrador, como
un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
El Desempeño de las funciones
constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Las
funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo
conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una
interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico,
dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Las
funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso
administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas,
cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman
el Proceso Administrativo.
Según el libro Administración una
perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las
funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y
Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde
el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en
negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
4.4 PRINCIPIOS
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Principios de
delegación:
1.- Integración de personas:
· Adecuar funciones a los
hombres
· Proveer a los hombres de
elementos administrativos para el buen desempeño de su función y
· Darle importancia a una buena
introducción adecuada.
2.- Interpretación de las cosas:
· Coordinación de elementos y
técnicas entre sí y con las personas.
3.- Instalación y mantenimiento
· Se debe planear como reponer
los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.
Principios de
delegación y control
Se debe de
delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se
confiere.
Principios de dirección.
1. Coordinación de intereses: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los objetivos.
2. Impersonalidad de mando: La autoridad debe de ser producto de la
necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales
del administrador.
3. Vía jerárquica: Dice que no deben de faltar sin razón los
productos de una orden.
4. Resolución de conflictos: Si se llegan a presentar
estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor
disgusto de las partes.
5. Aprovechamiento del conflicto: Aprovechar los conflictos
para encontrar soluciones.
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
6. Estándares: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos).
7. Medir el control: El control deberá de usarse sólo si el trabajo
que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y,
8. El principio de excepción: Dice que el control es más
eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeó en un
inicio.
4.5 ENFOQUES DE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
4.5.1
ENFOQUE SOCIAL
La referencia que se hace comúnmente al concepto de
la administración de "selva de la teoría administrativa" y que viene
de la confusión que rodea al verdadero significado de esta palabra ya que
realmente la teoría de la administración involucra variados enfoques de
diferentes disciplinas que inducen una cierta ampliación del concepto y que
produce variadas inclinaciones y tendencias que finalmente llevan a un estado
poco clasificado de lo que consiste en realidad la administración.
Para evitar caer en estas confusiones, existen
diferentes enfoques bien determinados desde los cuales se puede intentar
abordar la teoría de la administración. Estos enfoques en realidad resultan ser
aproximaciones desde otras ciencias que aportan información valiosa a la teoría
administrativa, pero debe quedar claro que la teoría administrativa no es un
conjunto de estudios provenientes de otras disciplinas. Ellas aportan como se
dijo, información conducente al mejor entendimiento de la administración.
Elementos principales de cada enfoque y su integración en el enfoque
operacional
El
enfoque operacional reúne a todos los demás enfoques como un sistema que extrae
información y conocimiento útil de otras áreas del conocimiento. Sin embargo,
como núcleo central se tiene el conocimiento en la administración propiamente
al y que tiene relación con temas propios de ella como, staff, patrones de
departamentalización, áreas de administración y evaluación administrativa.
También otros elementos que se derivan de otros campos como lo son la teoría de
sistemas, teoría de decisiones, motivación, liderazgo, etc. Como puede verse, el
enfoque operacional reúne áreas del conocimiento que son universalmente
aplicables a otras disciplinas que definitivamente son relevantes para nuestro
caso, el de la administración.
Enfoque de comportamiento grupal:
Este enfoque no debe ser confundido con el de comportamiento
interpersonal. El enfoque de comportamiento grupal analiza el comportamiento de
grupo dentro de una organización y es estudiado por la sicología social y la
sociología. Está muy ligado con el estudio del comportamiento de la organización
entendiendo a la organización como el sistema formado por un conjunto de
relaciones de grupo dentro de la empresa.
En el enfoque operacional, las relaciones interpersonales y la de
grupo están muy relacionadas pero no deben confundirse, así mismo, es
importante entender que dentro de la organización además de personas, existen
grupos de personas que se relacionan entre sí y es de vital importancia en la
administración.
Enfoque de sistemas sociales cooperativos:
El estudio de las relaciones interpersonales y de grupo se apoya
en sistemas sociales, debido a la tendencia de analizar los fenómenos como
sistemas. Es de saber, que todo administrador opera en un sistema social y en
el enfoque operacional esto se incluye como un punto de vista importante, ahora,
no todos los sistemas sociales son cooperativos como los encontrados en una
organización de una empresa. Este enfoque resulta más amplio que los dos
anteriores.
Enfoque de la teoría de
decisión:
Podría
decirse con buena razón que el análisis de la teoría de la administración
podría enfocarse como aspecto fundamental a la teoría de la decisión, puesto
que lo que cotidianamente hace el administrador o un conjunto de personas
organizadas es decidir entre varias alternativas la que más convenga bajo un
pensamiento racional y motivaciones de índole económica u otros que sean de
importancia para el caso en particular.
Recordando
que en el enfoque operacional, se tienen todos los demás enfoques, la teoría de
decisiones va más allá al incluir los aspectos sociales y sicológicos tanto
dentro como fuera de la organización.
4.5.2
ENFOQUE TÉCNICO
Esquema de sistemas sociotécnicos:
En las organizaciones no solo existen las
relaciones entre personas y grupo. También, hoy más que nunca, existe una
componente tecnológica muy importante
dentro de cualquier organización que genera un
sistema sociotécnico que tiene que ver con las relaciones de las personas con
la tecnología, es decir, cómo los sistemas tecnológicos afectan a los sistemas
sociales. Se sabe que el comportamiento de personas es afectado también por
otras personas y grupos, pero también influye el factor tecnológico en esto, y
si este efecto es negativo se debe buscar la manera de cambiar o modificar el
sistema tecnológico para producir la armonía necesaria. Es claro que en el
enfoque operacional, este enfoque de sistemas sociotécnicos debe estar
incluido, pues afecta de Significante manera a la administración y en este es
causa de estudio de la ingeniería industrial
La técnica por otro lado, es el continente del
conocimiento que opera y trasforma una realidad. Cuando decimos que opera y
transforma, no siempre modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta
para nosotros son las organizaciones y opera sobre ellas a través de
herramientas que son las normas reglas y procedimientos
Las normas son parámetros considerados dentro de algún enfoque que
permiten establecer rangos o límites de análisis. Existen en el medio, no en la
administración normas técnicas, sociales, normas de comportamiento y cada una
de ellas van a tener distintos niveles de graduación o límites que irán
marcando que se entiende dentro de este marco y que queda fuera de ese marco.
Procedimientos:
es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una acción. En la
organización por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de una
caja; en lo que se refiere al manejo de dinero.
MAURICIO
ALBERTO VALLE BARRA (Documento PDF “La Administración desde distintos
enfoques”).
4.5.3
ENFOQUE HUMANO
El enfoque empírico o de situación práctica:
Como su nombre lo indica, este enfoque analiza la
administración desde el punto de vista práctico y real, cotidiano de
situaciones o casos que han ocurrido en la vida real, de esta forma se lleva al
estudio de los típicos "casos". Tómese en cuenta que las soluciones
de cada caso es una situación en particular la que no será necesariamente la
correcta para otro caso, por lo tanto, lo más que se puede hacer es intentar
sacar, después de varios análisis de casos, conclusiones generales que puedan
ser correctas a la mayoría de las situaciones que se puedan presentar.
En el enfoque operacional, los análisis de casos
reales aportan experiencia administrativa y demás proporcionan una suerte de
historia de la administración la
que sería útil para no volver a cometer errores
similares en el futuro. El enfoque del comportamiento interpersonal:
Lo principal de este enfoque radica en el verdadero
sentido de lo que el administrador realiza cotidianamente, que es relacionarse
con otras personas, o con un grupo de personas que están en busca de un
objetivo en común. Este enfoque es el punto de vista humano de la
administración y la sicología juega un papel importante pues en las relaciones
humanas están en juego muchos aspectos de personalidades, intereses personales
y dinámica de grupo.
Entonces a partir de esto, la sicología es parte necesaria del trabajo
de un administrador y que va en el enfoque operacional como asunto importante
en las relaciones interpersonales.
MAURICIO ALBERTO VALLE
BARRA (Documento PDF “La Administración desde distintos enfoques”).
4.5.4
AVANCES DE LA TECNOLOGÍA
Enfoque de centro de comunicaciones:
Este
enfoque se considera a partir de la visión del administrador como un centro de
comunicaciones análogo a un conmutador telefónico donde se recibe, almacena,
elabora y disemina la información. Esta idea va muy de la mano con el enfoque
de teoría de la decisión ya que básicamente el administrador debe recibir y
procesar la información y luego de esto está en condiciones de tomar
decisiones. Pero la verdadera importancia de este enfoque tiene que ver con trasladar
este centro de comunicaciones a una computadora con la aplicación para la toma
de decisiones que se vuelve sumamente conveniente.
El
inconveniente de este enfoque para el enfoque operacional está en la estrechez
del mismo al no tener una visión más amplia de relación con los demás enfoques,
no tiene el poder de clasificar el conocimiento administrativo a diferencia.
Por ejemplo, del enfoque de sistemas sociales o de comportamiento
interpersonal.
4.6
REDIMENSIONAMIENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Enfoque de la reingeniería
La reingeniería es uno
de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su
propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como:
“el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las
empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño
contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.
El concepto más
importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño
considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras
organizacionales, Hammer y Champy recomiendan un rediseño radical, equivalente
a “volver a empezar”.
Enfoque operacional o del proceso administrativo
El enfoque operacional o
de la teoría y ciencia de la administración recoge los conocimientos
administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas,
lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos,
principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la
administración.
El enfoque del proceso
administrativo parte del reconocimiento de que existe un núcleo central de
conocimiento de administración pertinente únicamente para el campo de la
administración.
Además este enfoque
adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de sistemas los
conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y liderazgo, el
comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así
como la aplicación de análisis.
La escuela del proceso
administrativo u operacional, reconoce la existencia de un núcleo central
científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge
importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.
Reingeniería
Corriente del
pensamiento administrativo, producto del posmodernismo industrial. Se inicia en
Estados Unidos en la última década del siglo XX. Tiene como planteamiento fundamental
superar los supuestos tradicionales sobre cómo hacer las cosas en las
organizaciones, con énfasis en los negocios para encontrar mejoras
espectaculares que les permitan a las empresas desarrollar ventajas
competitivas difícilmente superables, o recuperarse ante las crisis económicas
por falta de competitividad.
La reingeniería es uno
de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su
propósito es lograr más con menos recursos. Planteado por Michael Hammer y
James Champy, el concepto de “reingeniería”, también llamado “recomienzo” o
“reinicio”, es definido como : “el replanteamiento fundamental y rediseño
radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en
medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio
y rapidez”, lo que en palabras comunes sería “si hoy yo volviera a crear esta
compañía desde cero con los conocimientos que poseo y la tecnología
actualmente, ¿cómo sería?”. La reingeniería es uno de los fenómenos gerenciales
de mayor impacto en las últimas décadas, debido a que su rápida y abrumadora
expansión ha provocado y continúa provocando cambios de grandes dimensiones en
muchas organizaciones.
En apenas diez años la
reingeniería ha completado casi todas las etapas por las que pasan los
enfoques. En efecto, de la fase emergente paso rápidamente a la fase de alto
impacto y diseminación del enfoque en el mundo empresarial, produciéndose casi
de inmediato la fase crítica, en que desde diversos ángulos se cuestionaron
varias de sus propuestas.
Ahora está por ingresar
a la fase madura, donde la experiencia acumulada enriquece sustancialmente la
aplicación del enfoque, disminuyendo el riesgo de fracaso en su aplicación.
El concepto más
importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño
considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras
organizacionales, Michael Hammer y James Champy recomiendan un rediseño
radical, equivalente a “volver a empezar”.
Un replanteamiento
fundamental de lo que hace la empresa y los motivos por lo que lo hace es muy
difícil de rechazar. Generalmente, las personas que trabajan con sistemas no se
dan cuenta que al trabajar muchos de los procesos pueden llegar a ser
anacrónicos, ineficientes y completamente innecesarios, por lo que una nueva
reflexión acerca de la administración puede ofrecer una nueva perspectiva sobre
lo que se hace y por qué.
En el texto original de
su propuesta, los autores se refieren a rediseño radical como justamente a eso:
a una reinvención, no una modificación, considerándolo como el aspecto más
importante de su método. Pero en la posterior edición de su libro admitieron haber
cometido un error al considerarlo así, ya que éste resulta un recorte radical,
con dañinos efectos para las organizaciones.
Aunque el recorte de
personal no es el propósito principal de la reingeniería, a menudo éste
desemboca en la necesidad de contar con un número menor de personas.
Lamentablemente, el uso que los administradores han dado a la reingeniería ha
sido, en su gran mayoría, el de reducir costos sin atender las necesidades y
expectativas de los clientes. También se pasa a llevar el sistema humano de la
empresa por bajo el sistema ingenieril de ésta. Con esto, se reducen costos a
corto plazo, pero a largo plazo esto afecta a la fuerza humana de la empresa al
perder la confianza entre trabajadores.
El término de resultados
drásticos, generalmente, demanda mejoras sustanciales, pero sí implica un gran
margen de riesgo. Hammer y Champy reconocen que “el 50% a 70% de los esfuerzos
de reingeniería son incapaces de alcanzar los drásticos resultados deseados”.
También, es de gran
importancia analizar y cuestionar cuidadosamente los procesos empresariales.
Éste análisis debe ir más allá de las operaciones, para incluir también el análisis
e integración de los sistemas técnicos y humanos y el proceso administrativo
total que enlaza a la empresa con las condiciones externas.
La reingeniería, a pesar
de sus limitaciones, es un poderoso instrumento, pero sólo eso. Por ello, Harold Koontz (autor del libro “administración”),
señala que la reingeniería se integre con otros sistemas para crear un sistema
completo.
La reingeniería busca
rehacer el proceso, no reorganizarlo. La reorganización técnica de la administración
tradicional, a través de la simplificación del trabajo.
Las fases de la reingeniería son tres:
1. Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de
procesos, considerando la nueva tecnología de la informática (intranets,
Internet y extranets), y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo
globalizado y dentro del libre comercio.
2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de
la nueva tecnología y restructurar la empresa. Se apoya en el mapping
“diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con clientes en términos
sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el primero es la simplificación
del negocio a su máxima expresión para poder hacer hojas, portales, ligas y dar
la información al usuario en tiempos record para que pueda avanzar conforme a
su necesidad en el proceso; el segundo es la difusión masiva. Así,
simplificación y difusión rigen el rediseño de los procesos.
3. Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de
productividad y calidad para potencializar el negocio. Metodología esquemática
de Reingeniería de Procesos Como extremo ideal, se puede establecer una
metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la
estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los
objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total
de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida
los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
En cualquiera de los
casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que
requieren unas circunstancias en la organización para adoptarse con éxito:
·
Sensibilización al cambio.
·
Planeación estratégica.
·
Automatización.
·
Gestión de Calidad Total.
·
Reestructuración Organizacional.
·
Mejora Continua.
·
Valores compartidos.
·
Perspectiva individual.
·
Comportamiento en el lugar de trabajo.
·
Resultados finales.
4.7 APLICACIÓN
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas
Funcionales de la Empresa
Vivimos
en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación,
al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor
importante en la empresa
Hoy
en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios
es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas
funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y
emergencias derivadas de acciones imprevistas.
Área de contabilidad, costos y presupuestos
El presupuesto y el flujo de efectivo
Resume
las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.
Área de mercado
Plan mercado
Incluye
un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial
que se proyecta cubrir en el periodo planificado.
Área de producción
Programa de producción
Consiste
en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los
recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.
Área de personal
Plan
de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario
para llevar a cabo actividades de la empresa.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación
Al
planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario,
primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que
se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que
el medio le ofrece.
Los aspectos fundamentales de un
proceso de planeación son:
- Fijar objetivos y
metas posibles de alcanzar;
- Determinar cuáles son
las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
- Identificar cuáles son
los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente
definidas;
- Ubicar en el tiempo,
las distintas actividades programadas.
- Asignar a cada miembro
del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a
desarrollar.
al
Plan
de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario
para llevar a cabo actividades de la empresa.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación
Al
planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario,
primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que
se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que
el medio le ofrece.
Los aspectos fundamentales de un
proceso de planeación son:
- Fijar objetivos y
metas posibles de alcanzar;
- Determinar cuáles son
las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
- Identificar cuáles son
los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente
definidas;
- Ubicar en el tiempo,
las distintas actividades programadas.
- Asignar a cada miembro
del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a
desarrollar.
Me podrias dar las referencias bibliograficas
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